Técnicas para gestionar mejor el tiempo
Para intentar combatirlo, acercamos una serie de técnicas y recordar que siempre se puede recurrir a especialistas especializadas en este ámbito como es el caso de Aída López Gómez, psicóloga en retiro (Madrid), con su propio gabinete de psicología como es Bangardia Psicología Aplicada para así aprender gestionar mejor el tiempo.
Saber en qué se pierde el tiempo
Lo primero que has de saber es en qué pierdes el tiempo. En muchas ocasiones hacemos tareas que no son productivas y que nos roban nuestro tiempo. Los ladrones de tiempo más habituales suelen ser las redes sociales, el WhatsApp y el correo electrónico. Parecen aspectos menores pero está demostrado que se suele invertir, de media al día, hasta tres horas.
Diferencia entre lo urgente y lo importante
Otra de las claves pasa por saber diferenciar entre lo que es urgente y lo que es importante. Por tareas urgentes se entiende aquellas que tienen absoluta prioridad y que se han de hacer de manera inmediata. Por su parte, las llamadas tareas importantes son las que se han de realizar pero que se pueden hacer a posteriori. Sin duda, saber hacer una correcta distinción entre aquello que es urgente y lo que es importante será una de las claves para lograr una mejor gestión del tiempo.
Hacer un planning diario
Es importante hacerse un planning sobre qué hacer cada día. Usar los primeros minutos del día para hacer la una lista de tareas diarias que se han de llevar a cabo para cumplir con el planning semanal de objetivos será básico para lograr tener todo en tiempo y forma. Para ello, siempre se ha de establecer un orden de prioridades.
Sigue rutinas
Seguir rutinas y cumplirlas íntegramente es fundamental. Es cierto que siempre pueden surgir contratiempos durante la jornada laboral, pero una persona es más productiva si siempre sigue una serie de rutinas de trabajo. Es un tip que, en general, suele permitir gestionar mucho mejor el tiempo y llevar a cabo de manera íntegra las tareas del día que se podían tener previstas.
Establece límites temporales
Es fundamental para no gastar tiempo de más, establecer límite de tiempo temporales por cada tarea que se realice. Por ejemplo, si se contestan los correos electrónicos tendremos que marcar un límite de tiempo para hacer esto. Un buen modo de establecer estos límites de tiempo es determinar pequeños bloques de 15 minutos cada tres horas para revisar el correo. Cuando se hacen reuniones se han de convocar con una hora de inicio y un tiempo de expiración para así lograr acotar el tiempo que durarán y ceñirse a él. De este modo, será más fácil saber cuándo es el momento de seguir con la siguiente tarea.
Ten ordenado tu entorno
El orden que tengas en tu entorno será también determinante para ser más productivo y perder menos el tiempo. Aunque no lo parezca a priori, lo cierto es que si se trabaja en un entorno desordenado será más fácil desconcentrarse y perder el foco de lo que se debe hacer. Cuando se pierde la concentración, las tareas suelen llevar más tiempo de lo necesario realmente. Por tanto, para evitar que esto ocurra será fundamental seguir tips sencillos pero muy efectivos y que van desde mantener la mesa y el entorno de trabajo en orden y organizado a hacer lo propio con las zonas como la estantería, el armario, etc.
No pospongas las tareas
La tentación de ir posponiendo tareas aparece con mucha frecuencia pero es uno de los grandes enemigos de la productividad. La procrastinación puede acabar generando además una sensación de sobrecarga de trabajo. Es sencillo el porqué: al posponer las tareas finalmente se acaban acumulando y entonces aparecen ya los cuadros de estrés, etc.
No optes por la multitarea
Aunque pueda parecer que es el mejor modo de aprovechar el tiempo, nada más lejos de la realidad. No optes en ningún caso por la multitarea. El motivo es sencillo: la mente se acaba dispersando y cuesta centrarse más en lo que uno hace y, con ello, necesitando más tiempo.
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